Information Management

Auf der Landkarte von OPTIMAL SYSTEMS deckt der Standort Frankfurt eine ganze Region ab. Tatsächlich sitzt das 12-köpfige Team in Wetzlar. Niederlassungsleiter Daniel Lugner und seine Stellvertreterin Lena Weiss sind hier nicht nur beruflich zu Hause, sie kennen die Industrieregion sehr genau. Bei einem Unternehmerabend des Wetzlar Network haben sie sich und ihr Unternehmen vorgestellt.

Die Digitalisierung ist ein internationales Geschäft. Das merkt man allein schon daran, dass die Entwickler und Anbieter entsprechender Lösungen einen durchweg englischsprachigen Jargon pflegen. Das ABC der Digitalisierung verzeichnet neben Admins und Archives, umfassenden Cloud Services und Enterprise Content Management Solutions eine Vielzahl an Tools und Workflows, die den Unternehmen einen Mehrwert bieten. Da kann man schon mal den Überblick verlieren – zumal, wenn es um eine vernünftige Abwägung geht, was für mich oder mein Unternehmen gut und richtig sein könnte. Umso wichtiger ist es, Mittelständler und Konzerne, regionale Industrien und Branchen bei der Digitalisierung dort abzuholen, wo sie stehen.

Kundennähe ist bei der Digitalisierung unverzichtbar

Genau da setzt OPTIMAL SYSTEMS an. Seit der Gründung im Jahr 1991 hat das Unternehmen seinen Hauptsitz in Berlin. Aber es hat sich von Anfang an der Kundennähe verschrieben. Heute kümmern sich mehr als 600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an 16 Standorten um die Belange der Kunden. Das klingt groß. Und ist es auch. Aber es geht trotz allem sehr familiär zu, wenn man Daniel Lugner glauben darf: „Diesen Sommer, als wir das 30-jährige Firmenjubiläum nachfeierten, kamen alle in Berlin zusammen – und es war wirklich eine Art Familienfeier.“

Wenn Daniel Lugner am Standort Wetzlar von dem Berliner Unternehmen erzählt, für das er arbeitet, klingt das tatsächlich nicht so, als würde er über zwei Welten sprechen. Er leitet die Niederlassung Frankfurt von OPTIMAL SYSTEMS, die seit 2020 an der Spilburg zu Hause ist. Lugner kommt aus der Region. Seine Stellvertreterin Lena Weiss ist gebürtige Wetzlarerin. „Man muss das Geschäft hier kennen und verstehen, wie die Menschen ticken“, sagt Lugner. Und Lena Weiss ergänzt: „Es gibt in der Region viele familiär gegründete und geführte Unternehmen, deren Inhaber nichts damit anfangen können, wenn ihnen ein anonymer Experte einfach nur austauschbare oder standardisierte Lösungen verkaufen will.“ Die Nähe zu den Kunden und deren spezifische Unterstützung bei der Digitalisierung sei deshalb unverzichtbar.

Gesamtheitliche Lösung, um Geschäftsprozesse zu optimieren

Wie diese Unterstützung konkret aussieht und was genau sie beim Kunden bewirkt, erläutert Daniel Lugner ganz souverän – und auch noch so, dass man es sogar als Laie versteht! „Das ist ja keine Raketenwissenschaft, die wir hier betreiben“, betont er – und kommt dann doch kurz schmunzelnd ins Stocken. Denn: Tatsächlich wurde OPTIMAL SYSTEMS Anfang der 1990er-Jahre als Spinoff aus dem Weltraum-Institut Berlin ausgegründet. Die Firmengründer Karsten Renz und Sven Sauer hatten damals am Institut ein Archivierungssystem für Weltraumbilder des deutschen Astronauten Reinhard Furrer entwickelt. Daraus ging ein Archiv-System hervor, das um ein umfassendes Dokumentenmanagement erweitert wurde. Durch systemische und funktionale Weiterentwicklung entstand schließlich die Enterprise Content Management Suite enaio®, die bis heute das Fundament der Geschäftstätigkeiten von OPTIMAL SYSTEMS bildet.

„Unsere Plattformen und Systemlösungen zielen darauf ab, Dokumente und Informationen über eine gesamtheitliche Lösung zu verwalten und damit die Geschäftsprozesse der Kunden erheblich zu optimieren“, erklärt Daniel Lugner. Warum das alles andere als trivial ist? Punkt 1: Weil die Dokumentation in nahezu allen Unternehmensbereichen ständig zunimmt – von der Personalverwaltung über die Produktion bis zum Kundensupport. Punkt 2: Weil nicht nur eine effektive Dokumentation interner Prozesse, sondern auch die digitale Übermittlung von Prüfergebnissen oder Auditdaten an externe Kunden und Partner inzwischen gängige Praxis sind. Punkt 3: Weil viele Unternehmen angesichts der Vielzahl und Komplexität der Aufgaben vergessen, das große Ganze in den Blick zu nehmen.

Digital verknüpfte Architektur und Infrastruktur

„In diesen Punkten besteht bei vielen Unternehmen Handlungsbedarf“, sagt Lena Weiss. „Einige werden zwar aktiv, aber wir erleben es immer wieder, dass man ad hoc auf gut gemeinte Insellösungen setzt statt auf gut gemachte ganzheitliche Systeme.“ Die von OPTIMAL SYSTEMS entwickelten Produktlinien bieten solche ganzheitlichen Lösungen: Bei enaio®, handelt es sich um die erwähnte Enterprise Content Management Suite; bei yuuvis® RAD um eine webbasierte und cloudoptimierte Content-Service-Plattform; yuuvis® Momentum wiederum ist speziell für großvolumige Archivierungen ausgerichtet. Enaio® zeichnet sich dadurch aus, dass weit über 100 Lösungen für alle Branchen und Geschäftsprozesse modular darauf aufgesetzt werden können. Über die Produktlinien yuuvis® werden spezifische Lösungen für individuelle Bedarfe realisiert.

„Man muss sich das vorstellen wie eine Legoplatte, auf der man kleine Häuschen baut und sie miteinander verbindet, bis die Architektur und Infrastruktur zu einer kleinen Stadt heranwächst“, sagt Daniel Lugner. Da gibt es dann – um im Bild zu bleiben – das Haus, in dem die HR-Abteilung Personaldaten und Dokumente verknüpft oder das Firmenwagenmanagement vom jährlichen Nachweis der Fahrerlaubnis über Serviceintervalle bis zu Fahrtenbüchern oder Tankbelegen verwaltet. In einem anderen Haus werden Prüfzeugnisse oder Zertifikate für Fertigungsaufträge hinterlegt und können direkt vom Kunden abgerufen werden. Labordokumentationen etwa im material- oder medizintechnischen Bereich werden wiederum „eine Straße weiter“ zentral dokumentiert. Entscheidend ist, dass diese Häuser nicht nebeneinander existieren, sondern miteinander sprechen. Das macht diese Architektur und Infrastruktur extrem effizient.

Modulares System ermöglicht maßgeschneiderte Lösungen

„Der Grundgedanke hinter unserer gesamtheitlichen Software besteht darin, dass wir den Kunden über das modulare System wirklich maßgeschneiderte Lösungen anbieten können. Zudem lässt sich jedes einzelne dieser Module weiterentwickeln und beliebig skalieren“, schwärmt Lena Weiss. Dass das Dokumentenmanagement eine Volltextsuche ermöglicht, sei ein weiterer Vorteil. Aber nicht alles, was gefunden wird, darf auch eingesehen werden. Denn mindestens genauso wichtig ist das mit den Systemen verbundene Rechtekonzept, das die Zugriffsrechte in Bezug auf Personen, Objekttypen und Dokumentklassen regelt. Die Einhaltung der DSGVO hat hier höchste Priorität – insbesondere wenn es um den Schutz von personenbezogenen Daten und anderen sensiblen Informationen geht.

Neben der Datensicherheit und Funktionalität der Softwarelösungen von OPTIMAL SYSTEMS spielt mit Blick auf die Kunden die nutzerfreundliche Bedienung eine wesentliche Rolle, sagt Daniel Lugner: „Wir hören immer wieder, dass sich unsere Kunden sehr schnell und einfach in unserer Software zurechtfinden. Das ist für uns erfreulich, aber vor allem für die Kunden wertvoll, denn wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ganz selbstverständlich mit den von uns implementierten Systemen arbeiten, ist das für alle ein Gewinn.“

Kompetente Nachwuchskräfte für die Zukunft

Damit das auch künftig gelingt, gilt es für OPTIMAL SYSTEMS, ständig dran zu bleiben: Mit einem Ohr an den Entwicklungen der digitalen Transformation, die von Industrie 4.0 über das Internet of Things (IoT) bis zu KI-Anwendungen reichen; und mit dem anderen Ohr nah bei den Kunden und den Bedarfen der Branchen. Dafür sorgen am Standort Wetzlar die beiden Niederlassungsleiter gemeinsam mit einem Team aus 12 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – darunter auch zwei Auszubildende: Der eine wird Fachinformatiker für Anwendungsentwicklung, der andere Kaufmann für Digitalisierungsmanagement. Für Daniel Lugner und Lena Weiss sind sie Gold wert – und auch ein Stück Zukunft: Denn, wenn es darum geht, in den kommenden Jahren von Wetzlar aus möglichst viele Unternehmen in der Region bei der Digitalisierung zu unterstützen, kommt es vor allem auf kompetente Nachwuchskräfte an.

UNTERNEHMENSPROFIL

OPTIMAL SYSTEMS wurde 1991 in Berlin gegründet. Von hier aus unterstützt das Unternehmen weltweite Kunden bei der digitalen Archivierung, beim Dokumentenmanagement und bei digitalen Workflows. Zur Unternehmensgruppe gehören 16 Gesellschaften und Niederlassungen in Europa und Partner auf der ganzen Welt. Seit 2020 ist OPTIMAL SYSTEMS Mitglied der Kyocera Document Solutions Group und damit Teil der Kyocera-Gruppe.

Weitere Informationen:

www.optimal-systems.de